Projetando Eventos Empresariais

No mundo empresarial, eventualmente nós recebemos convites para participar dos mais diversos tipos de eventos: conferências, seminários, convenções, etc. Porém, nem sempre nós sabemos exatamente o que encontraremos em cada um deles. Na verdade, a maioria dos profissionais não sabe diferenciar um simpósio de um fórum ou de um workshop.

O planejamento é indiscutivelmente um fator determinante para o sucesso da maioria das atividades empresariais. Na organização de eventos o planejamento permite a racionalização das atividades e o gerenciamento dos recursos disponíveis, a fim de que sejam evitadas falhas capazes de comprometer a imagem da empresa que organiza o evento. Nesse sentido, um bom projeto de evento consagra-se como uma ferramenta eficiente e indispensável durante o planejamento realizado pelo organizador de eventos empresariais. No projeto de um evento empresarial devem ser apresentados tópicos detalhados que facilitem a visualização dos objetivos que a empresa deseja alcançar durante e após o acontecimento. Entre tais tópicos devem estar: Objetivos: fatores essenciais para criar, estabelecer e divulgar o conceito e a imagem de uma organização. Neste tópico é determinado o que se pretende com o evento, de forma ampla e específica. Públicos: a quem se destina o evento? Trata-se de um público externo, interno ou misto? Estratégias: descrição das ações que serão executadas para se alcançar os objetivos propostos e atingir resultados desejados. Recursos: relação de todos os recursos humanos, materiais e físicos que serão utilizados no evento. Implantação: é o detalhamento de todos os procedimentos necessários para a realização do evento, desde a aprovação do projeto até o seu término. Fatores condicionantes: descrição dos fatos, decisões e acontecimentos aos quais o projeto fica condicionado para a sua realização. Acompanhamento e controle: trata-se da determinação de quem e como será feita a coordenação de todo o processo da organização do evento. Orçamento previsto: recursos financeiros necessários para o pagamento dos recursos humanos e materiais. Caso se busque patrocínio, deverá ser dividido em cotas para serem negociadas com os interessados.